Порядок в документах

Услышав словосочетание, вынесенное в заголовок, многие люди только мечтательно закрывают глаза и с грустью вспоминают завалы бумаг у себя в офисе или ящик с документами дома. Кажется, что навести порядок в этих местах просто нереально. Но несколько нехитрых правил, о которых мы поговорим ниже, помогут вам.

Документы в офисе

Прежде всего, нужно понять, что бумаги в офисе и бумаги дома требуют принципиально разного подхода. В некоторых случаях для того, чтобы разобраться с рабочими бумагами, вам потребуется профессиональная услуга: подготовка документов в архив. Речь идет о ситуациях, когда компания, к примеру, ликвидируется, а часть листов нужно сдать в государственные фонды. В этом случае самостоятельно не справиться.

Если же вы просто задумали навести порядок, то можно обойтись и своими силами. Соблюдайте следующие правила:

  • в разборе документов обязательно должен участвовать тот, кто будет ими пользоваться, иначе потом человеку будет просто не сориентироваться на первых порах;
  • делите все бумаги на четыре группы: мусор, черновики, важные, критично важные;
  • те, что относятся к категории «мусор» сразу же отправляйте в переработку; черновики оставляйте в одном месте, желательно возле принтера;
  • важные и критично важные потребуют дополнительной обработки, их нужно разделить по типу и срокам хранения, обязательно каталогизировать, а затем разместить в папки и поставить в несгораемый шкаф.

После того, как все эти работы проведены, очень важно поддерживать порядок и дальше, то есть сразу же определять вновь поступающие документы в нужный раздел.

Бумаги дома

Все домашние документы нужно разбирать, опираясь на один постой принцип: выкинуть все, что только можно, а что нельзя — разделить по категориям и разместить в папки, по аналогии с рабочими файлами.

Все листы можно разделять по нескольким схемам:

  • по типу информации (так удобно классифицировать счета, банковские бумаги, документы на недвижимость и автомобили и т.д.);
  • по принадлежности (речь идет об удостоверениях личности, медицинских картах, дипломах и т.д., то есть обо всем, что относиться индивидуально к каждому члену семьи);
  • по сроку хранения (для бумаг с ограниченным сроком необходимо выделять подкатегории по годам, например, счета положено хранить три года, спустя это время их можно переработать).

Раз в год просматривайте личные документы (не каждый из них, а папки), то, что оказалось просроченным, нужно сдать в макулатуру. Внимательно нужно просмотреть только папку с гарантийными талонами и инструкциями к бытовой технике (гарантии могут закончиться, а техника выйти из строя, согласитесь, глупо хранить инструкцию от стиральной машины, которую вы уже пару лет как выкинули).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *