Порядок в документах

Услы­шав сло­во­со­че­та­ние, выне­сен­ное в заго­ло­вок, мно­гие люди толь­ко меч­та­тель­но закры­ва­ют гла­за и с гру­стью вспо­ми­на­ют зава­лы бумаг у себя в офи­се или ящик с доку­мен­та­ми дома. Кажет­ся, что наве­сти поря­док в этих местах про­сто нере­аль­но. Но несколь­ко нехит­рых пра­вил, о кото­рых мы пого­во­рим ниже, помо­гут вам.

Документы в офисе

Преж­де все­го, нуж­но понять, что бума­ги в офи­се и бума­ги дома тре­бу­ют прин­ци­пи­аль­но раз­но­го под­хо­да. В неко­то­рых слу­ча­ях для того, что­бы разо­брать­ся с рабо­чи­ми бума­га­ми, вам потре­бу­ет­ся про­фес­си­о­наль­ная услу­га: под­го­тов­ка доку­мен­тов в архив. Речь идет о ситу­а­ци­ях, когда ком­па­ния, к при­ме­ру, лик­ви­ди­ру­ет­ся, а часть листов нуж­но сдать в госу­дар­ствен­ные фон­ды. В этом слу­чае само­сто­я­тель­но не справиться.

Если же вы про­сто заду­ма­ли наве­сти поря­док, то мож­но обой­тись и сво­и­ми сила­ми. Соблю­дай­те сле­ду­ю­щие правила:

• в раз­бо­ре доку­мен­тов обя­за­тель­но дол­жен участ­во­вать тот, кто будет ими поль­зо­вать­ся, ина­че потом чело­ве­ку будет про­сто не сори­ен­ти­ро­вать­ся на пер­вых порах;
• дели­те все бума­ги на четы­ре груп­пы: мусор, чер­но­ви­ки, важ­ные, кри­тич­но важные;
• те, что отно­сят­ся к кате­го­рии «мусор» сра­зу же отправ­ляй­те в пере­ра­бот­ку; чер­но­ви­ки остав­ляй­те в одном месте, жела­тель­но воз­ле принтера;
• важ­ные и кри­тич­но важ­ные потре­бу­ют допол­ни­тель­ной обра­бот­ки, их нуж­но раз­де­лить по типу и сро­кам хра­не­ния, обя­за­тель­но ката­ло­ги­зи­ро­вать, а затем раз­ме­стить в пап­ки и поста­вить в несго­ра­е­мый шкаф.

После того, как все эти рабо­ты про­ве­де­ны, очень важ­но под­дер­жи­вать поря­док и даль­ше, то есть сра­зу же опре­де­лять вновь посту­па­ю­щие доку­мен­ты в нуж­ный раздел.

Бумаги дома

Все домаш­ние доку­мен­ты нуж­но раз­би­рать, опи­ра­ясь на один постой прин­цип: выки­нуть все, что толь­ко мож­но, а что нель­зя — раз­де­лить по кате­го­ри­ям и раз­ме­стить в пап­ки, по ана­ло­гии с рабо­чи­ми файлами.

Все листы мож­но раз­де­лять по несколь­ким схемам:

• по типу инфор­ма­ции (так удоб­но клас­си­фи­ци­ро­вать сче­та, бан­ков­ские бума­ги, доку­мен­ты на недви­жи­мость и авто­мо­би­ли и т.д.);
• по при­над­леж­но­сти (речь идет об удо­сто­ве­ре­ни­ях лич­но­сти, меди­цин­ских кар­тах, дипло­мах и т.д., то есть обо всем, что отно­сить­ся инди­ви­ду­аль­но к каж­до­му чле­ну семьи);
• по сро­ку хра­не­ния (для бумаг с огра­ни­чен­ным сро­ком необ­хо­ди­мо выде­лять под­ка­те­го­рии по годам, напри­мер, сче­та поло­же­но хра­нить три года, спу­стя это вре­мя их мож­но переработать).

Раз в год про­смат­ри­вай­те лич­ные доку­мен­ты (не каж­дый из них, а пап­ки), то, что ока­за­лось про­сро­чен­ным, нуж­но сдать в маку­ла­ту­ру. Вни­ма­тель­но нуж­но про­смот­реть толь­ко пап­ку с гаран­тий­ны­ми тало­на­ми и инструк­ци­я­ми к быто­вой тех­ни­ке (гаран­тии могут закон­чить­ся, а тех­ни­ка вый­ти из строя, согла­си­тесь, глу­по хра­нить инструк­цию от сти­раль­ной маши­ны, кото­рую вы уже пару лет как выкинули).